Sie finden in dem Chaos nichts mehr ?

DMS ( Dokumenten Management Systeme) können sehr schnell
wieder Ordnung in das betriebliche Chaos bringen.

Dokumente werden z.B. nach Erfassungsdatum, Ersteller und Zugriffsrechten zentral gespeichert und können z.B. über das firmeneigene Netzwerk zentral den Mitarbeitern zur Verfügung
gestellt werden.

Moderne Dokumenten Management Systeme bieten vielfältige Möglichkeiten für den Umgang mit Ihren Geschäftsdokumenten. Selbstverständlich werden dabei auch gesetzlich vorgeschriebene Archivierungs- und Vorhaltepflichten mit berücksichtigt.




Vorteile eines DM-Systemes:

• Sicherstellen der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Interne Suchmaschine,Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)
• Sicherstellen der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach "zeitlose" Dateiformate wie TIFF oder Adobe PDF )
• Sicherstellung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
• Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
• Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, Verteil-Workflow, Archivierungs-Workflow)
• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
• Sicherstellen eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente
• Verhindern vermeidbarer Speicherplatzkosten, die oft durch Mehrfachablage von Dokumenten entsteht (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
• Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
• Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage
• Zeit-und Kostenersparnis durch den Einsatz eines DMS
• rechtzeitige Umsetzung gesetzlicher Archivierungs-Pflichten erspart teure Überraschungen bei späteren Prüfungen.
  
  
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